Uno de los principales desafíos que enfrenta una entidad de salud al buscar el mejor homologador de CUPS a SOAT es la gestión de expectativas.
En la práctica, diversas variables complican alcanzar la homologación ideal. Además, a menudo olvidamos que cada institución tiene su propia carga, con necesidades y objetivos de facturación y contratación únicos. Aun así, hay ciertos principios que debemos respetar si queremos lograr una homologación adecuada.
A continuación, exploraremos cinco aspectos esenciales que deberías tener en cuenta:
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1: Precisión y consistencia en la traducción
La base de una buena homologación es que cada código tenga una correspondencia clara y coherente, sin margen para interpretaciones ambiguas.
Lo que suele ocurrir, sin embargo, es todo lo contrario. Es común intentar homologar todos y cada uno de los códigos sin tener en cuenta las claras diferencias en los objetivos clínicos, en los componentes tecnológicos y en la carga financiera. Más códigos homologados no garantizan por sí mismo mayor calidad.
Si bien puede parecer razonable homologar, por ejemplo, una «colonoscopia con magnificación o cromaendoscopia» con una «colonoscopia total», no deberíamos hacerlo. En su lugar, convendría considerar que la primera tiene un enfoque más especializado y detallado, lo que implica un mayor tiempo de intervención, mayor complejidad y, por lo tanto, mayores costos. De hecho, es esta distinción la que justifica la existencia de códigos independientes.
No es lo mismo decir «Golpea, que te van a abrir la puerta», que decir «Abre la puerta, que te van a golpear». No es lo mismo.
Esto nos lleva al siguiente punto:
2: Transparencia en el proceso de homologación
No debemos olvidar que esto forma parte de un proceso contractual, y que de este ejercicio depende la sostenibilidad financiera, administrativa y técnico-científica de una clínica o un hospital. Naturalmente, esto requiere evitar contradecir el sentido común y limitar las malas prácticas de homologación. ¿Qué hace que recurrir al artículo 87 del Manual Tarifario SOAT parezca tan restrictivo?
«Por las circunstancias de orden tecnológico, cuando alguna Institución Prestadora de Servicios de Salud realice un procedimiento que no se encuentre definido y, por lo tanto, no tenga asignada tarifa, éste se reconocerá por la tarifa que tenga definida la Institución, previa la comprobación del médico tratante de que dicho procedimiento no se encuentra relacionado en el presente Decreto, ni siquiera bajo otra denominación».
Parece que no todo el mundo está preparado para esta conversación.
La rápida evolución de la tecnología médica y los avances en procedimientos y tratamientos hacen que los códigos del Manual Tarifario SOAT se desactualicen cada vez más rápido. Los procedimientos que antes podían describirse de manera simple y homogénea ahora requieren una mayor especificidad y distinción debido a su complejidad.
Es un choque de dos realidades opuestas: la Edad de Piedra y la Modernidad.
En resumen, la tarea de homologar el Manual SOAT con las descripciones actuales de 2025 enfrenta una resistencia natural debido al creciente nivel de dificultad de los procedimientos médicos, la velocidad con la que evoluciona la medicina, y la necesidad de equilibrar la estandarización con la precisión técnica.
Es raro que lo diga una empresa que ofrece soluciones de homologación y herramientas, pero el SOAT tal como existe debería desaparecer, ya que es una verdadera pesadilla.
3: Facilidad de implementación y uso
Imagina que un día sales de tu casa y te encuentras con una roca enorme frente a tu puerta. Ese día decides pasar por encima de ella antes de retirarla, y adoptas este hábito todos los días. Es una locura, ¿cierto?
Pregúntale a cualquier ingeniero de sistemas que haya tenido que implementar las tarifas de los servicios de salud del SOAT que se van a facturar, y que se van a utilizar en la gestión operativa y administrativa. Te ahorraré el esfuerzo: los ingenieros de sistemas son incompatibles con los profesionales de la salud, en particular con los encargados de contratación.
Gestionar datos es, ciertamente, una tarea poco sexy.
Un homologador de CUPS a SOAT son datos, y deben tratarse como tales, aunque estén expuestos en una simple hoja de cálculo. Esa información, en algún momento, se convertirá en una base de datos que interactuará con otros datos y establecerá relaciones con otras tablas. De ahí la importancia de cómo se organiza la información.
Transformar datos en información indemne, confiable y segura es como cuando cocinas una coliflor cheddar. En sus primeras etapas de cocción comienza a oler a azufre y, pronto, te das cuenta de que se desatará un infierno olfativo.
Si vas a hacer una homologación de CUPS a SOAT, no puedes darle más peso al código SOAT. En otras palabras, no puedes homologar un código SOAT a un código CUPS, sino al revés. Siempre se debe homologar desde la entidad más fuerte, ya que es la manera de garantizar una relación coherente entre tablas y la eficiencia de la base de datos.
¡Pero es que en la factura debe salir el código SOAT y su descripción! Sí, pero eso no quiere decir que, dentro del sistema, el código CUPS sea la entidad principal. Por lo tanto, la estructura correcta es: primero los códigos CUPS y luego los códigos SOAT. Es el deber ser si tu intención es mantener una arquitectura correcta.
Existen otros atributos específicos que restan valor a la información. Veamos algunos de ellos
Fórmulas complejas
En algunos sistemas, las fórmulas pueden generar problemas al subir los datos. Vaya sorpresa. Nos gustan las fórmulas, pero es mejor evitarlas en los entregables.
Caracteres especiales o no permitidos
El uso de caracteres especiales (como &, %, #, *, tildes, etc.) en los nombres de columnas o en los datos puede generar errores en la interpretación por parte de los sistemas. Los espacios también suelen causar conflictos.
Estandarización de descripciones
Estandarizar los datos, ya sea en mayúsculas o minúsculas, ayuda a mantener la integridad y la utilidad de la información en la base de datos. Además, minimiza los errores al reducir la posibilidad de entradas duplicadas o inconsistentes por diferencias en la capitalización o formato, y mejora el rendimiento en el procesamiento de las consultas.
Formato correcto
Algunos formatos deben ajustarse al formato predefinido de la columna. Por ejemplo, en el caso del código CUPS, se espera que sea un formato de texto, ya que el cero a la izquierda es parte integral del código.
Para finalizar esta parte, comparte este artículo con tu ingeniero de sistemas, y te aseguro que nos invitará a una cerveza.
El siguiente punto tiene una relación directa con este.
4: Homologación uno a uno
En las reuniones de gerentes o de contratación de alto nivel, se suele asumir a la ligera que para cada código CUPS existe un código SOAT o un código ISS, como si la relación fuera siempre de uno a uno. Un ejemplo de este tipo de relación es la vinculación entre una persona y su número de identificación, donde cada persona tiene una única cédula y viceversa.
La cuestión es que mientras no seas un estafador, solo podrás tener un número de identificación y una cédula.
Así que la pregunta que surge es: ¿existe un solo código SOAT para cada código CUPS?
En una relación uno a uno, los datos suelen estar más controlados y son más fáciles de gestionar. Sin embargo, en una relación uno a varios, el riesgo radica en la dificultad de normalización y mantenimiento, ya que es fácil replicar problemas de redundancia y pérdida de datos.
Vayamos a la conclusión: la buena noticia es que una gran parte de los datos sigue una relación de uno a uno. La mala noticia es que, en algunos casos, la relación es aún más siniestra, de uno a muchos. Un buen ejemplo de esto es una tabla de estudiantes, donde un estudiante puede tomar varios cursos, y cada curso puede tener registrados a varios estudiantes.
Contexto
Aunque una relación uno a uno parece más simple de manejar, la naturaleza compleja de los servicios de salud hace que, en realidad, una relación uno a muchos sea la más adecuada para reflejar la diversidad de casos y asegurar una mayor flexibilidad y precisión en el proceso de homologación.
No obstante, el razonamiento debe ser claro: no se pueden manejar estas tablas con una relación de uno a uno, ya que esto conlleva serios problemas de facturación.
Según nuestras estadísticas, 1,200 códigos tienen una relación diferente a la de uno a uno.
Como es de esperar, un ejemplo ayudará a aclararlo mejor. Veamos la siguiente figura:
Como puedes intuir, la imagen habla por sí sola y demuestra que existen servicios CUPS que se homologan con varios códigos SOAT, los cuales deben ser facturados de manera simultánea.
5. Actualización normativa
A estas alturas, ya sabes que la calidad de los datos es fundamental para estandarizar y sincronizar los códigos con la gestión hospitalaria. Sin embargo, hay algo esencial: la búsqueda constante de un homologador, año tras año, no es casualidad, sino una respuesta al cambio constante de la normativa.
Para los actores del sector salud, los problemas de facturación se reducen de forma notable cuando la información está actualizada y cumple con la normativa vigente.
Anteayer hablábamos de SMDLV, ayer de UVT, y hoy ya estamos en UVB.
